Inleiding
Om het doel van Stichting Omen (SO) te kunnen behalen, namelijk het organiseren van Live Role Play evenementen is het noodzakelijk dat SO persoonsgegevens verwerkt van haar deelnemers. Dit document beschrijft welke verwerkingen er zijn, hoe deze gegevens beschermd worden en hoe de deelnemers inzage en verwijdering kunnen vragen.
Beschermingsmaatregelen
Het invoeren van persoonsgegevens is beschermd door een zogenaamd SSL protocol die de invoering versleuteld en beschermd. Persoonsgegevens zijn opgeslagen op een met wachtwoord beveiligde locatie.
Verwerking
SO vraagt bij de inschrijving voor haar evenementen alleen naar gegevens die noodzakelijk zijn voor het organiseren van het evenement. Dit zijn de volgende gegevens en de noodzakelijkheid:
- Voornaam / Achternaam, registratie en verwerking betaling.
- E-mail, bevestiging inschrijving en betaling en promotie nieuwe evenementen.
- Geboortedatum, het handhaven van de (zachte) leeftijdsgrens.
- Dieetwensen, organisatie van catering van evenement.
- EHBO informatie, eventuele ingrijpen voor EHBO.
- Ongevallen contactgegevens, voor waarschuwen bij ongevallen.
Deze gegevens kunnen ingezien worden voor de volgende functies voor de bovenstaande doeleinden:
- Voorzitter
- Secretaris
- Penningmeester
- Algemeen bestuurslid verantwoordelijk voor catering
- EHBO verantwoordelijke
Bovenstaande gegevens blijven bewaard na het evenement voor het generen van statistische data.
Inzage, correctie en verwijdering
Mocht een deelnemer van SO inzage willen in haar opgeslagen gegevens, kan zij een e-mail sturen naar bestuur@omen-larp.nl. Ditzelfde adres kan aangeschreven worden voor eventuele correctie of verwijdering van de persoonsgegevens van de betrokkene.